Çarşamba Belediyesi Elektronik Belge Yönetim sistemine geçti
“ELEKTRONİK BELGE YÖNETİMİ SİSTEMİ İLE KAĞITTAN VE ZAMANDAN TASARRUF SAĞLAYACAĞIZ” ELEKTRONİK BELGE YÖNETİMİ SİSTEMİNİN DAHA GÜVENLİ OLDUĞUNU SÖYLEYEN BAŞKAN DOĞAN “HER KURUMDA OLDUĞU GİBİ ÇARŞAMBA BELEDİYESİNDE DE FİZİKSEL BELGELER İÇİN AYRILAN ARŞİV ALANLARI GENİŞ BİR YER KAPLIYOR. HER GEÇEN GÜN ARTAN BELGE ÜRETİMİNE PARALEL OLARAK DEPOLAMA ALANLARINA DUYULAN İHTİYAÇ DA ARTIYOR. DOKÜMANLARIN GÜVENLİĞİNİ SAĞLAMAK İÇİN ALINACAK KORUMA TEDBİRLERİ VE TAHRİP OLAN DOKÜMANLARIN BAKIMI GİBİ ETKENLER DE BELEDİYEYE EK MALİ YÜK GETİRİYOR. AYRICA YANGIN, SU TAŞKINI, NEM, ISI, HIRSIZLIK VE YETKİSİZ MÜDAHALE GİBİ RİSK FAKTÖRLERİNE KARŞI GENİŞ GELENEKSEL DEPOLAMA ALANLARINI KORUMAK, ELEKTRONİK DEPOLAMAYA ORANLA DAHA ZOR. FİZİKSEL DEPOLAMA ALANINA İHTİYAÇ DUYMAYAN ELEKTRONİK BELGE YÖNETİMİ SİSTEMİ İSE GELENEKSEL SİSTEME GÖRE DAHA GÜVENLİ BİR ORTAM SAĞLAYACAK. DİYE KONUŞTU.
Çarşamba Belediyesi Elektronik Bilgi Yönetim Sistemi’ne (EBYS) geçiş yaptı.
Çarşamba Belediyesinde, kurum içi ve dışı yazışmalarının bilgisayar ortamında yapılmasında büyük kolaylık sağlayan ve işlem süresini hızlandıran Elektronik Belge Yönetim Sistemi’ne geçiş için eğitim düzenledi. Çarşamba Belediye Başkanı Halit Doğan geleneksel belgelerin, elektronik belgeye dönüştürüleceğini belirterek, ” EBYS ile kurumda yapılan tüm yazışmalar elektronik belge olarak bilgisayar ortamında oluşturulacak ve geleneksel belgeler, elektronik belgeye dönüştürülecek. Sistemin web temelli alt yapısı sayesinde, belediye binasından bağımsız bir şekilde, hem ofis içi, hem ofisler arası, hem de ofis dışı kullanım ve belge havuzuna erişim olanağı sağlanacak. Belgeler, elektronik ortamda onaylanıp ve elektronik imza ile imzalanacak” dedi.
“Elektronik belge yönetimi sistemi ile kağıttan ve zamandan tasarruf sağlayacağız”
Elektronik belge yönetimi sisteminin daha güvenli olduğunu söyleyen Başkan Doğan “Her kurumda olduğu gibi Çarşamba Belediyesinde de fiziksel belgeler için ayrılan arşiv alanları geniş bir yer kaplıyor. Her geçen gün artan belge üretimine paralel olarak depolama alanlarına duyulan ihtiyaç da artıyor. Dokümanların güvenliğini sağlamak için alınacak koruma tedbirleri ve tahrip olan dokümanların bakımı gibi etkenler de belediyeye ek mali yük getiriyor. Ayrıca yangın, su taşkını, nem, ısı, hırsızlık ve yetkisiz müdahale gibi risk faktörlerine karşı geniş geleneksel depolama alanlarını korumak, elektronik depolamaya oranla daha zor. Fiziksel depolama alanına ihtiyaç duymayan elektronik belge yönetimi sistemi ise geleneksel sisteme göre daha güvenli bir ortam sağlayacak” diye konuştu.
